Vacature

Functieomschrijving

Ben jij klaar om je administratieve superkrachten in te zetten? 

Werken bij Stad Turnhout betekent de kans krijgen om echt een impact te maken. Of je nu helpt bij het organiseren van evenementen, het verbeteren van de stadsinfrastructuur, of gewoon een glimlach op het gezicht van onze burgers tovert, jouw werk doet ertoe!

Onze administratieve superkrachten leveren een essentiële bijdrage tot het succes van onze organisatie. Ze zorgen dat onze dienstverlening naar onze bewoners, ondernemers en bezoekers soepel en correct verloopt. Dat kan gaan van het beheer van documenten tot het organiseren van vergaderingen en het beheren van de communicatie met onze klanten. Vaak zetten ze hun talenten achter de schermen in, maar net zo goed staan ze in rechtstreeks contact met onze burgers, ondernemers of bezoekers.

Ben jij ook iemand die energie krijgt uit afwisselende opdrachten en contacten, en de combinatie van routine- en niet-routinematige taken. Sta je bekend als een fijne collega om mee samen te werken, maar ook als een krak in administratie.

Als je klaar bent om je superkrachten in te zetten, solliciteer dan vandaag nog!  Wij leggen namelijk een poule aan van tijdelijke administratieve medewerkers (voltijds of deeltijds) die afwezige collega’s tijdelijk kunnen vervangen.

JE TAKEN

Afhankelijk van het team waarbinnen je terechtkomt neem je zowel frontoffice- en/of backofficetaken op. Binnen onze organisatie onderhouden administratief medewerkers frontoffice veel directe klantencontacten: ze helpen hen verder aan het loket, telefoon en/of e-mail, en verwerken de bijhorende administratie. Administratieve medewerkers in de backoffice hebben meestal eerder schriftelijke klantcontacten. Vanuit de backoffice concentreren zij zich op de accurate verwerking van hun dossiers.

• Je bent een administratieve duizendpoot en wordt ingeschakeld bij het beheer en de opvolging van dossiers. Samen met je collega’s zorg je voor een efficiënt en accuraat dossierverloop.
• Naast je administratieve taken kan je ook ingezet worden bij de praktische ondersteuning aan de werking van de dienst.
• Je maakt je vertrouwd met de regelgeving en bijhorende procedures van het team waarbinnen je aan de slag gaat.
• Je werk bestaat uit een combinatie van routine en niet-routinematige administratieve taken. Je bijt je vast in het verzamelen en verwerken van gegevens en organiseert je werk rond de gestelde deadlines.
• Je houdt collega’s en klanten tijdig op de hoogte over je jouw dossiers en administratie, en je neemt actief deel aan het werkoverleg.

Profiel

JE TALENTEN

• Administratieve nauwkeurigheid is jouw superkracht. Jouw dossiers zijn altijd tip top in orde.
• Dat vul je aan met een klantvriendelijke en behulpzame ingesteldheid. Aangezien je veel interactie hebt met klanten en collega’s heb je een goede kennis van de Nederlandse taal en kan je professioneel communiceren, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je staat bekend een fijne, behulpzame collega die sterk gelooft in samenwerken en in het samen bereiken van doelen.
• Je valt op door je vlotte en open persoonlijkheid. Indien de situatie dit vereist kan je kordaat maar tactvol optreden.
• Je weet van aanpakken. Zodra je vertrouwd bent met je takenpakket kan je je zelfstandig organiseren. En als iets niet duidelijk is durf je vragen te stellen.
• Regelgeving en strikte administratieve procedures schrikken je niet af, en je ziet het als een uitdaging om je kennis hierin te ontwikkelen.
• Je bent leergierig en bereid opleidingen te volgen, en deelt je kennis met collega’s.
• Je denkt actief mee na over verbeteringen en optimalisatie binnen het team waar je aan de slag gaat.
• Je bent digitaal mee: je hebt gebruikerservaring met MS Office (Word, Teams, Outlook en binnen sommige teams ook Excel) en vindt snel je weg in nieuwe software.
• Gegevensbescherming en bescherming van de privacy is voor jou een evidentie. Je komt immers met veel vertrouwelijke informatie in aanraking.

KOM JE IN AANMERKING?

• Je kan enkel solliciteren indien je beschikt over tenminste een diploma hoger secundair onderwijs (of gelijkwaardig).
• Relevante ervaring als (administratieve) medewerker en ervaring binnen een lokaal bestuur of andere overheidsinstelling is uiteraard een pluspunt.