Vacaturebericht
Tijdelijk administratief medewerker
bepaalde duur - voltijds of deeltijds
Turnhout is een sterk groeiende, groene en diverse centrumstad met meer dan 48.000 inwoners. Een stad waar mensen zich thuis voelen, graag met elkaar samenleven en waar ze trots op zijn. Stad Turnhout wil onze burgers, ondernemers en bezoekers een kwalitatieve, klantvriendelijke en correcte dienstverlening aanbieden. Onze medewerkers vormen daarvoor de basis. Maak mee het verschil! Welkom bij Stad Turnhout.
Ben jij klaar om je administratieve superkrachten in te zetten?
Werken bij Stad Turnhout betekent de kans krijgen om echt een impact te maken. Of je nu helpt bij het organiseren van evenementen, het verbeteren van de stadsinfrastructuur, of gewoon een glimlach op het gezicht van onze burgers tovert, jouw werk doet ertoe!
Onze administratieve superkrachten leveren een essentiële bijdrage tot het succes van onze organisatie. Ze zorgen dat alles soepel en correct verloopt, van het bijhouden van belangrijke documenten tot het organiseren van vergaderingen en het beheren van de communicatie met onze klanten. Vaak zetten ze hun talenten achter de schermen in, maar net zo goed staan ze in rechtstreeks contact met onze burgers, ondernemers of bezoekers.
Ben jij ook iemand die energie krijgt uit afwisselende opdrachten en contacten, en de combinatie van routine- en niet-routinematige taken. Sta je bekend als een fijne collega om mee samen te werken, maar ook als een krak in administratie.
Dus, als je klaar bent om je superkrachten in te zetten voor onze burger, ondernemers en bezoekers, solliciteer dan vandaag nog! Wij leggen namelijk een poule aan van tijdelijke administratieve medewerkers (voltijds of deeltijds) die afwezige collega’s kunnen vervangen.
Functieomschrijving
Afhankelijk van het team waarbinnen je terechtkomt neem je zowel frontoffice- en/of backofficetaken op. Binnen onze organisatie onderhouden administratief medewerkers frontoffice veel directe klantencontacten: ze helpen hen verder aan het loket, telefoon en/of e-mail, en verwerken de bijhorende administratie. Administratieve medewerkers backoffice hebben meestal eerder schriftelijke klantcontacten. Vanuit de backoffice concentreren zij zich op de accurate verwerking van hun dossiers.
- Je bent een administratieve duizendpoot en wordt ingeschakeld bij het beheer en de opvolging van dossiers. Samen met je collega’s zorg je voor een efficiënt en accuraat dossierverloop.
- Naast je administratieve taken kan je ook ingezet worden bij de praktische ondersteuning aan de werking van de dienst.
- Je maakt je vertrouwd met de regelgeving en bijhorende procedures van het team waarbinnen je aan de slag gaat.
- Je werk bestaat uit een combinatie van routine en niet-routinematige administratieve taken. Je bijt je vast in het verzamelen en verwerken van gegevens en organiseert je werk rond de gestelde deadlines.
- Je houdt collega’s en klanten tijdig op de hoogte over je jouw dossiers en administratie, en je neemt actief deel aan het werkoverleg.
Profiel
- Administratieve accuratesse is jouw superkracht. Jouw dossiers zijn altijd tip top in orde.
- Dat vul je aan met een klantvriendelijke en behulpzame ingesteldheid. Aangezien je veel interactie hebt met klanten en collega’s heb je een goede kennis van de Nederlandse taal en kan je professioneel communiceren, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je staat bekend een fijne, behulpzame collega die sterk gelooft in samenwerken en in het samen bereiken van doelen.
- Je valt op door je vlotte en open persoonlijkheid. Indien de situatie dit vereist kan je kordaat maar tactvol optreden.
- Je weet van aanpakken. Zodra je vertrouwd bent met je takenpakket kan je je zelfstandig organiseren. En als iets niet duidelijk is durf je vragen te stellen.
- Regelgeving en strikte administratieve procedures schrikken je niet af, en je ziet het als een uitdaging om je kennis hierin te ontwikkelen.
- Je bent leergierig en bereid opleidingen te volgen, en deelt je kennis met collega’s.
- Je denkt actief mee na over verbeteringen en optimalisatie binnen het team waar je aan de slag gaat.
- Je bent digitaal mee: je hebt gebruikerservaring met MS Office (Word, Teams, Outlook en binnen sommige teams ook Excel) en vindt snel je weg in nieuwe software.
- Gegevensbescherming en bescherming van de privacy is voor jou een evidentie. Je komt immers met veel vertrouwelijke informatie in aanraking.
KOM JE IN AANMERKING?
- Je kan enkel solliciteren indien je beschikt over tenminste een diploma hoger secundair onderwijs (of gelijkgesteld).
- Relevante ervaring als (administratieve) medewerker binnen een lokaal bestuur of andere overheidsinstelling is uiteraard een pluspunt.
Wat wij jou bieden
- Contract: We leggen een poule aan met kandidaten voor het invullen van toekomstige contractuele tijdelijke administratieve functies in de graad Cv (C1-C2-C3). Dit kunnen zowel gaan om over een voltijdse (38u/week) als een deeltijdse tewerkstelling.
- Salaris: geïndexeerde brutomaandloon van minimaal € 2.460,09.
- Afhankelijk van je relevante werkervaring kan je tot maximaal 8 jaar relevante beroepservaring in de privésector of als zelfstandige laten meetellen. Diensten bij een andere overheid worden onbeperkt meegenomen bij de vaststelling van de administratieve anciënniteiten. Schaalanciënniteit kan meegenomen worden indien bij een andere overheid gelijke of gelijkaardige functies binnen eenzelfde niveau en rang werden uitgeoefend. Indien je hierover meer informatie of een persoonlijke loonsimulatie wenst, kan je contact opnemen met personeelspunt@turnhout.be
- Extras: maaltijdcheques (8 euro per gewerkte dag), ecocheques (100 euro per jaar pro rata je tewerkstellingsgraad), fietsvergoeding van € 0,37/km of volledige terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer, eindejaarstoelage, tweede pensioenpijler (= aanvullend pensioen bovenop het wettelijk pensioen), kortingspas en lidmaatschap van de Gemeenschappelijke Sociale Dienst Lokale Besturen in Vlaanderen (gsd-v).
- Wij zijn een organisatie die sterk inzet op een gezonde balans tussen werk en privé. We coachen medewerkers in hun loopbaan en bieden glijdende werktijd en een soepele vakantieregeling waarbij je als voltijdse medewerker jaarlijks recht hebt op 33 vakantiedagen aangevuld met 14 feestdagen (pro rata je tewerkstellingsgraad). Wij volgen het verlofstelsel van de publieke sector wat betekent dat je vanaf je indiensttreding recht hebt op betaalde vakantie a rato van de nog te presteren maanden van dat jaar.
- Plaats van tewerkstelling: Onze werkplekken zijn allemaal gesitueerd rond het centrum van onze stad, en allemaal goed bereikbaar.
Bijkomende informatie
SELECTIEPROCEDURE
- Het is mogelijk dat wordt beslist om vooraf een preselectie te voorzien op basis van een screening van je aangeleverde documenten.
- We voorzien een schriftelijke test waarin je een praktijksituatie krijgt voorgelegd, gevolgd door een gedragsgericht sollicitatiegesprek. We hebben alvast donderdag 17 april 2025 hiervoor gereserveerd (locatie: Stadskantoor, Campus Blairon 200, 2300 Turnhout). Latere momenten kunnen indien nodig vastgelegd worden. Je ontvangt hiervoor een aparte uitnodiging.
- Als je wordt weerhouden contacteren we je zodra er tijdelijke vacatures voor een administratief medewerker beschikbaar zijn. Ben je beschikbaar en geïnteresseerd kan je vervolgens snel starten.
INTERESSE?
- Solliciteren is enkel mogelijk via onze jobsite jobs.turnhout.be.
Vergeet zeker niet je motivatiebrief, een kopie van je diploma en je meest recente curriculum vitae toe te voegen. - In je motivatiebrief licht je toe wat je aantrekt in deze functie en onze organisatie, wat jouw troeven zijn, wanneer je beschikbaar bent en of je zoekt naar voltijds of deeltijds werk.
- Heb je vragen over de functie-inhoud of selectieprocedure: contacteer Personeelspunt, team werving & selectie via selectie@turnhout.be of T. +32 14 53 49 90.
- Turnhout verwelkomt iedereen en gaat voluit voor gelijke kansen en waardeert diversiteit. We selecteren kandidaten enkel op basis van hun competenties.